2019-Jul-20

Senast uppdaterad06:00:00 AM GMT

Tailtrade AB hoppas på att kunna revolutionera styrningen av inköp och e-fakturautvecklingen

Skriv ut
Kenneth_BrynolfssonTailtrade AB, TTAB, har utvecklat och patentsökt en tjänst som knyter ihop ett köpande företags inköpsprocesser med det säljande företagets fakturaprocesser. Tjänsten, som heter Tailtrade, är Internetbaserad och patentsökt i mer än 40 länder.

Idag kostar enbart hanteringen av pappersfakturor svenska företag i genomsnitt 350 kronor per faktura i administrationskostnad. Tailtrade möjliggör styrning av köp som inte går via inköpssystemet samt elektroniska fakturor på alla inköp, vilket avsevärt reducerar kostnaderna för såväl inköpet som för fakturahanteringen.                                                 

Idag kostar hanteringen av fakturor svenska företag i genomsnitt 350 kronor per faktura Kenneth_Brynolfsson_2i administrationskostnad. Med den nya tjänsten kan man dra ner den kostnaden till nära noll och få in samtliga fakturor elektroniskt, säger Kenneth Brynolfsson som är VD för företaget Tailtrade. 

 

Netcommunity besöker företaget TTAB och dess VD Kenneth Brynolfsson på kontoret i Kista. Man är mitt uppe i en nyemission och vädrar morgonluft. Brynolfsson berättar att dagarna just nu fylls av samtal med blivande kunder och investerare som hör av sig och vill veta mer. Trots det tar Kenneth Brynolfsson gärna emot och berättar om Tailtrade; en molnbaserad tjänst som knyter ihop köparföretagets inköpsprocesser med säljarföretagets faktureringsprocesser. Brynolfsson har en bakgrund bland annat som ekonomichef så han vet att problemen med felaktiga fakturor är stora och orsakar inköpande företag onödiga kostnader.
- Pat.pend., säger Brynolfsson och ser ut att trivas bra. - Patent pending är den beteckning som används när man sökt patent och godkännandeprocessen är i full gång. TTAB har sådana processer igång i 42 länder. När väl patentet är godkänt gäller skyddet från dagen för ansökan. Det kan vara något att tänka på för de aktörer som försöker plagiera idén.
Patent_pending- De nordiska länderna är nog världsmästare när det gäller elektroniska fakturor. 12 – 15 procent är elektroniska. I övriga Europa rör det sig om kanske fem procent, säger Brynolfsson. Tailtrade riktar sig i första hand till företag som redan investerat i möjligheten att ta emot elektroniska fakturor. Där har man redan fokuserat på de höga administrativa kostnaderna och där finns redan processerna på plats. Där finns också en tankemässig koppling mellan sättet att göra inköp och de administrativa följder detta får.

 

- Med traditionell anslutningsteknik är de första leverantörerna relativt lätta att övertyga och ansluta, men när man kommit upp i ett par procent av leverantörerna börjar det att ta emot. Dessa leverantörer står i allmänhet för 25 – 30% av fakturavolymen och är inte svåra att motivera till gemensamma projekt kring e-faktura; projekt som innebär vinster för båda parter. Det är när resten av leverantörerna skall bearbetas som problemen uppstår. Dessa upplever inga incitament att ta de kostnader och de besvär som är förenade med kundens e-fakturaansats. Kunden kommer att spara stora pengar på fakturor som i princip kan hantera sig själva efter ankomst, men leverantören har endast marginella fördelar; om ens några. Dessvärre står dessa c:a 95% av leverantörerna för 70 – 75% av fakturavolymen; en stor besparingspotential som är svår att komma åt. Det är där Tailtrade med samarbetspartners kommer in i bilden, säger Brynolfsson.

 

 

- Manuell hantering av (pappers)fakturor tar tid och tid kan översättas i pengar. En förkonterad faktura som kommer från ett förattesterat inköp sparar massor med tid och är den elektronisk och vissa förutsättningar är uppfyllda kan fakturan i princip hantera sig själv. Det är dit vi strävar, säger Brynolfsson. I svenskt näringsliv kostar det i genomsnitt 350 kronor från det att fakturan kommer innanför dörren tills den är betald enligt Ernst & Young m fl och enligt en uppsjö av rapporter ser det likadant ut ute i Europa, där kostnaderna brukar anges till runt 35 Euro. Ju större ett företag är, desto fler rutiner och dyrare administration.

 

 

 

Den nya tjänsten innebär att vem som helst ska kunna skicka en e-faktura utan att det kostar leverantören något.Credit_cards  Det är ett alternativ till att t ex använda kreditkort, vilket kostar en hel del för såväl köpare som säljare. Källa: Lotus Head

 

- I vissa sammanhang kan betalning med kort vara dyrt för den säljande parten. Med Tailtrade betalar leverantören inget. Den inköpande organisationen minskar sina kostnader, varför det är denne som betalar för transaktionen.

- På en redovisningsbyrå kan det kosta ett företag flera tusen kronor att administrera en faktura från ett kortföretag, för att ta ett exempel, säger Brynolfsson. Fakturan innehåller ett minimum av information; det är på kvittona konteringsinformationen och momsen finns och att kvitton saknas är snarare regel än undantag.

Den nya tjänsten innebär att vilken leverantör som helst ska kunna skicka en e-faktura utan att det kostar leverantören något. Vare sig köparen eller säljaren behöver investera i system och ingen betalar för underhåll eller service. Eftersom man inte laddar ned mjukvara på hårddisken, betalar men heller ingen licens. Allt är transaktionsbaserat.

Brynolfsson förklarar: - Vi ser till att den inköpande organisationens regelverk styr inköpen (vem får köpa vad hos vilken leverantör och vilket maxbelopp får köpet uppgå till) och den säljande parten blir anvisad en fakturatjänst som han använder för att producera en e-faktura enligt den köpande partens specifikationer. Fakturan kommer med andra ord helt att överensstämma med den inköpande organisationens krav. Den kommer att ha rätt kontoinformation, belasta rätt kostnadsställe, projekt och objekt.  Tailtrade_logga- Med det här systemet blir det lätt att göra inköp enligt regelverket, säger Brynolfsson, och kan man dessutom reducera betydelsen av företagskort, rekvisitioner, privata utlägg, inköpskort och handkassor så minskar också de administrativa kostnaderna. Hög spårbarhet och tillgång till inköpsinformationen redan innan fakturan har producerats är två egenskaper som uppskattas högt av den köpande organisationen, liksom möjligheterna till förattest av inköpet och förkontering av den elektroniska fakturan.


Säkerheten är hög. Lösningen driftas av samarbetspartnern Privatgirot i banksäker miljö 24 tim per dygn. TTAB kommer inte att bygga upp någon stor eller internationell organisation utan räknar med att ha runt 25 anställda när företaget är utbyggt. För att skapa förtroende kring tjänsten och för att sälja produkten ingår man istället avtal med etableradePrivatgirot_2samarbetspartners som t ex Privatgirot, UC, Deloitte m fl. Deloitte finns t ex i många länder och kan erbjuda produkten med lämplig support på rätt språk och kunskaper om varje enskilt lands unika regelverk för fakturor, momshantering mm. I Sverige samarbetar man med Nordisk Kuponginlösen, vilket garanterar att butikshandeln accepterar Tailtrade. Det löser dessutom en del clearingproblem till gagn för både köpande och säljande part.

- Verksamheten på Tailtrade är i full gång; partners börjar bli mer aktiva, befintliga kunder skall optimeras och nya kunder skall in. Gnesta kommun börjar exempelvis använda Tailtrade i mitten av september. Det enskilt största problemet med inkommande pappersfakturor till kommuner är avsaknad av kommunal referens; det löser vi som genom ett trollslag och vi är glada över att få Gnesta som kund och hoppas deras exempel kan intressera fler inköpande organisationer, säger Brynolfsson.


Gnesta_kommun
Gnesta kommun börjar som första kommun använda Tailtrades tjänst i mitten av september. Systemet innebär att man kan minska miljöpåverkan, reducera användandet av företagskort, rekvisitioner, privata utlägg, inköpskort och handkassor och att fakturan kommer direkt till rätt attestant. Källa: Raphael Saulus.




TwitterFacebookDigg